CÁCH SỬA LỖI IN KHÔNG ĐƯỢC TRÊN WINDOWS 10

Trên Windows 10, bạn không thể in tài liệu nếu máy in đang ở trạng thái ngoại tuyến (offline). Thông thường, để máy in trực tuyến (online), bạn đơn giản chỉ cần bật nguồn thiết bị và đợi trong giây lát cho trạng thái của nó chuyển từ offline sang online.

Tuy nhiên, cách này không phải lúc nào cũng hiệu quả. Thay vào đó, máy in vẫn ở trạng thái offline dù bạn đã bật nguồn thiết bị và kết nối nó với máy tính.

Có khá nhiều nguyên nhân khiến Windows không thể nhận diện trạng thái online của máy in, và những nguyên nhân trang Help Desk Geek tổng hợp dưới đây là những nguyên nhân phổ biến nhất.

Mời bạn cùng chúng tôi tìm hiểu về những nguyên nhân này, cũng như cách xử lý chúng.

Bước 1: Khởi động lại thiết bị

Việc đầu tiên bạn nên làm, trước khi thực hiện kiểm tra sâu hơn các thiết lập máy in và các công cụ hỗ trợ, là khởi động lại máy in và máy tính. Cách này đơn giản nhưng hiệu quả với phần lớn người dùng.

Tắt máy in và tắt máy tính. Sau đó, bạn bật nguồn máy in và đợi cho đến khi nó hoàn tất việc kết nối mạng. Nếu bạn sử dụng cáp USB, bạn chỉ cần đợi máy in hoàn thành quá trình khởi động. Bây giờ, bạn bật máy tính và kiểm tra xem máy in còn bị offline hay không.

Lưu ý: Bạn cần tắt hẳn máy in, không phải chỉ chuyển nó sang chế độ ngủ (sleep). Để chắc chắn, bạn có thể rút dây nguồn của máy in và đợi khoảng 30 giây.

Bước 2: Sử dụng các tiện ích hỗ trợ máy in

Nếu máy in vẫn ở trạng thái offline, bạn có thể nhờ đến các phần mềm hỗ trợ đi kèm máy in. Thông thường, các tiện ích này có khả năng nhận diện máy in trên mạng LAN, và xử lý các vấn đề dẫn đến máy in offline.

Hầu hết các nhà sản xuất máy in đều cung cấp các công cụ hỗ trợ đi kèm. Ví dụ, bạn có thể sử dụng công cụ HP Print and Scan Doctor để kiểm tra vấn đề trên các máy in HP. Với Canon, bạn truy cập vào trang hỗ trợ, nhập dòng máy (model number) vào ô tìm kiếm, và sau đó chọn thẻ Software. Nếu bạn sử dụng máy in Dell, bạn truy cập vào trang trình điều khiển và tải về (drivers and download), tìm máy in của bạn và sau đó tải về ứng dụng tương ứng.

Hình trên là ví dụ về phần mềm HP Smart đang chạy trên máy tính Windows 10. Nó hiển thị cho bạn trạng thái hiện tại của máy in và cung cấp các thông tin chi tiết khác như chỉ số mực in, tên máy in, địa chỉ IP…

Nếu bạn không biết phần mềm hỗ trợ máy in đã được cài đặt trên hệ thống của bạn hay chưa, bạn có thể kiểm tra bằng cách vào Settings, sau đó chọn Devices và cuối cùng chọn Printers and Scanners.

Windows 10 sẽ liệt kê danh sách máy in ở bên phải. Khi bạn chọn máy in này, sau đó nhấn nút Manage, bạn sẽ thấy nút Open printer app nếu phần mềm hỗ trợ đã được cài đặt. Ngược lại, bạn sẽ thấy nút Get app.

Bước 3: Kiểm tra các thiết lập trạng thái của máy in

Đôi khi, dù máy in đang ở trạng thái online và đã được kết nối, các thông tin cấu hình có thể bị thiết lập sai. Mở cửa sổ hàng đợi in (printer queue) bằng cách vào Devices and Printers trên Control Panel và nhấp đôi chuột lên máy in.

Tại đây, bạn chọn trình đơn Printer và sau đó bỏ chọn các tùy chọn Pause Printing và Use Printer Offline nếu chúng đã được chọn.

Bước 4: Chạy trình khắc phục sự cố

Nếu vấn đề đến từ các hệ thống phụ của Windows, việc chạy trình xử lý sự cố (troubleshooter) của Windows có thể giúp bạn xử lý. Bạn có thể chạy trình xử lý sự cố bằng cách làm theo các bước hướng dẫn ở mục 2 để truy cập vào màn hình Manage your device. Ở đó, bạn sẽ thấy đường dẫn Run the troubleshooter. Nhấp lên đó và nó sẽ kiểm tra các dịch vụ spooler (spooler service), các thiết lập mạng…

Bước 5: Kiểm tra thiết lập cổng máy in

Nếu vẫn chưa có cách nào hiệu quả cho đến lúc này, vấn đề có lẽ liên quan đến cấu hình cổng (port). Vấn đề này thường chỉ gặp trên các máy in mạng, có địa chỉ IP. Nguyên nhân hầu hết đến từ việc địa chỉ IP của máy in đã thay đổi nhưng cấu hình port trên máy tính vẫn trỏ đến địa chỉ IP cũ.

Đầu tiên, bạn tìm địa chỉ IP của máy in bằng cách in ra trang thông tin cấu hình mạng. Nếu bạn không biết cách thực hiện việc đó, bạn có thể sử dụng các công

cụ quét mạng miễn phí để quét và xem địa chỉ IP của tất cả các thiết bị trên hệ thống mạng của bạn.

Nếu dùng Windows, bạn có thể dùng phần mềm SoftPerfect Network Scanner. Nếu dùng máy Mac, bạn có thể sử dụng các ứng dụng như LanScan hoặc Angry IP Scanner. Bạn thậm chí có thể quét mạng thông qua ứng dụng di động như Fing (Android, iOS) hay Net Analyzer (iOS).

Sau khi đã biết địa chỉ IP của máy in, bạn mở Control Panel, Devices and Printers và nhấp chuột phải lên máy in. Chọn tùy chọn Printer Properties, không phải tùy chọn Properties ở dưới cùng.

Chọn thẻ Port và sau đó cuộn xuống cho đến khi bạn thấy cổng được đánh dấu kiểm. Chọn nó và sau đó nhấn nút Configure Port.

Hộp thoại hiện ra cho bạn biết địa chỉ IP hệ thống nghĩ là IP hiện tại của máy in. Nếu địa chỉ của máy in khác với địa chỉ hiển thị ở đây, đây chính là vấn đề bạn cần tìm. Khi đó, bạn chỉ việc cập nhật lại địa chỉ IP ở đây và mọi thứ sẽ được giải quyết.

Nếu bạn gặp lỗi như hình dưới đây khi thay đổi cấu hình cổng. Lý do là vì cổng này là cổng WSD.

Cổng WSD, viết tắt của Web Services for Devices, là cổng được cấu hình tự động và người dùng không thể chỉnh sửa cấu hình của nó. Nếu gặp trường hợp này, bạn không thể kết nối với máy in của bạn, và bạn buộc phải tạo thêm một cổng TCP/IP mới bằng cách nhấn nút Add port và làm theo các hướng dẫn trên màn hình.

Nếu bạn không rành về kỹ thuật, bạn có thể chọn cách đơn giản hơn để xử lý vấn đề IP của máy in đó là xóa máy in và cài đặt lại như hướng dẫn ở bước 6, bằng cách này hệ thống sẽ tự động cập nhật IP mới.

Bước 6: Xóa máy in và cài đặt lại

Nếu máy in của bạn vẫn chưa hoạt động trở lại, cách tốt nhất lúc này là xóa nó và sau đó cài đặt lại. Khi Windows cài đặt một máy in, nó sẽ thực hiện nhận diện máy in, kiểm tra các thiết lập, và đảm bảo trình điều khiển thiết bị (driver) cho máy in được cài đặt đúng.

Bạn có thể xóa máy in bằng cách vào Control Panel, Devices and Printers, nhấp chuột phải lên máy in và chọn Remove device.

Bạn nên khởi động lại máy tính trước khi cài đặt lại máy in. Lưu ý: Việc này sẽ không xóa driver của máy in khỏi hệ thống. Nếu bạn gặp vấn đề với driver, hãy làm theo hướng dẫn ở bước 7.

Sau khi khởi động lại máy tính, bạn nhấn nút Add a printer và Windows sẽ tự động dò tìm máy in được kết nối trực tiếp hoặc qua mạng.

Bước 7: Cài đặt lại driver cho máy in

Thỉnh thoảng, vấn đề có thể đến từ driver hiện tại của máy in. Nếu đúng như vậy, bạn nên tải driver mới nhất từ trang web của nhà sản xuất. Tuy nhiên, trước khi cài đặt lại driver, bạn nên xóa driver hiện tại.

Nhấn nút Start, gõ Print Management và nhấn Enter để mở hộp thoại Print Management.

Để xóa đúng một driver nào đó trên Window 10, bạn cần đảm bảo driver đó không được sử dụng bởi bất kỳ máy in nào. Chọn tùy chọn Printer Servers từ khung bên trái, sau đó chọn tên máy tính, và chọn tùy chọn Drivers. Thao tác này sẽ liệt kê tất cả driver đã được cài đặt trên hệ thống của bạn.

Tiếp theo, bạn tìm driver mình muốn xóa. Tuy nhiên, trước khi xóa nó, bạn cần đảm bảo không có máy in nào đang sử dụng driver này. Chọn mục Printers ở khung bên trái. Từ khung bên phải, nếu bạn muốn xóa cả driver và máy in, bạn chỉ cần nhấp chuột phải lên tên máy in và chọn Delete.

Nếu bạn muốn giữ lại máy in và chỉ xóa driver, bạn nhấp chuột phải lên tên máy in, chọn Properties và sau đó chọn thẻ Advanced. Từ hộp xổ xuống có tên Driver, bạn đổi driver hiện tại sang driver khác. Bạn có thể chọn một driver bất kỳ, miễn là nó khác với driver bạn muốn xóa.

Tiếp theo, bạn thoát khỏi màn hình này, quay lại hộp thoại Print Management và chọn mục Drivers. Lúc này, driver bạn muốn xóa không còn được sử dụng bởi bất kỳ máy in nào nữa, bạn chỉ cần nhấp chuột phải lên nó và chọn Delete.

Nếu bạn gặp lỗi không thể xóa driver vì nó đang được sử dụng bởi máy in nào đó, bạn cần truy cập đến mục Printers và thay đổi driver sang một driver khác như cách đã nêu ở trên.

Trên đây là tất cả những vấn đề máy in có thể gặp phải và cách xử lý chúng. Hy vọng bài viết phần nào hữu ích với bạn. Chúc bạn một ngày vui vẻ.